企业文档输出

创业公司
 
初创公司体量小、资金有限,很多时候资金的充裕与否决定着企业的生死,因此每一分钱都要花在刀刃上,力求最高性价比。对于每家公司都必不可少的商用文档输出来说,并不会因为创业公司人数少就降低对文档打印质量的要求,相反地,他们对于打印产品的功能、效率、价格及后期成本等各方面更加敏感,能够挑选到性能与价格兼具的办公输出设备对中小企业的意义可想而知。
红扳手也同样是中小企业里的一员,在内部商用文档打印机的选择上,我们做过多种测试,希望在能够解决自己公司最适合我们的产品。红扳手目前有对打印、扫描、复印等多种类型都有需求,主要用于日常财务报销流程单、合同标书类的正规文件等,对纸张、打印质量要求较高,打印量属于偏低输出(3000-7000张)。每个部门对打印的需求不同,有的部门打印量很大,有的经常用到彩打,有的以传真为主等等。
 
 
中小企业输出方案
 
 
 

发展公司

随着办公文印需求的增加和扩展,用户对文档输出的管理要求也越来越高,特别是注重了打印安全,成本降低,以及提升效率。红扳手企业打印管理解决方案可以对打印设备实现身份认证,使用控制,漫游打印,成本核算,用量统计和状态监控等一系列的管理与控制措施,很大程度地优化企业内部打印安全流程和管控,同时降低办公文印成本和人力成本。

 

 

面临的挑战

 

开放式的办公环境中,各种人员的进出,输出设备没有控制,任何人可以随意使用打印机进行输出作业;员工在打印文件时,很少会关注打印成本,随意进行彩色打印,造成打印成本居高不下;企业中,一些员工经常打印复印与工作无关的内容,甚至使用公司设备打印小说,虽然很多企业在规章制度中已经明确不许打印与工作无关的内容,但追溯起来是非常困难的;

 

 

打印作业跟随公司员工,随行随打,刷卡即用,无须担心设备繁忙排队或打出的文档被他人拿走;自注册绑卡设计,新员工使用Windows登录账号即可完全所有的注册工作,大量减少IT运维的工作量;打印作业报表统计,可定期按照用户、部门等自动输出打印用量报表,为企业内部成本可视化、成本分摊和管理策略提供依据;分布式安装,无需大量的IT成本投入便可在不同城市的多个地点内进行漫游跟随打印,同时确保用户体验;刷卡使用设备,支持主流非接触式IC门禁卡,轻松输出,安全可靠;员工的打印权限全覆盖,可管理打印量以及各种打印复印彩色使用权限,减少运营成本。

 

 

红扳手打印综合管理方案,有效地优化了快速发展中企业的办公流程,让文档输出更加高效和安全,同时有效降低了企业的办公和运维成本,为企业的运营和财务健康提供大力支持。
 
文印中心
 
在信息化高速发展的今天,集团在日常的办公过程中要接触到大量的信息交换与信息处理,为了满足集团办公体系至少要具备三大环节才可以得到有序的、健康的发展,它们分别是职能系统、业务环节、服务支持环节。集团的职能环节主要是指经理室、财务室、企划部、人力资源等等公司的管理与职能部门,在日常办公中主要涉及到普通文件打印、传真、扫描、复印、少量的A3打印等,对于打印的质量有一定的要求,对打印速度的要求并不是特别突出;业务环节中要求大量的信息流通,日常办公中涉及到大量的普通文件打印、传真、复印装订等,对打印速度要求突出、对打印质量的要求也较高;服务环节则提供辅助办公能力,单日常办公中出现海量打印、海量复印、彩色打印、宽福打印等等需求时,除复印外,都可以通过文印中心服务方式在输出环境中得到很好的解决,既可以解决职能环节、业务环节中出现大量打印任务时造成的打印瓶颈,有可以将彩色激光打印机、宽福打印机等昂贵设备得到共享,大大节省办公资源投入。
 
*对于职能环节,日常办公中需求的功能丰富,涉及打印、复印、扫描、传真等众多功能,外设推出了以多功能一体机为主的集成办公解决方案,既大大降低了办公成本的投入,又减少了办公管理的复杂性、节约了办公空间。
 
*对于业务环节,涉及到大量的普通文本打印及信息交流(传真、电子邮件打印等)外设同样以从经济性与高效性并存的角度出发,配合文印中心推出一站式文印外包为主的应用方案,以最优性价比的产品和方案,满足业务办公需求。
 

企业文档类型

 

文档电子化服务

文档电子化服务团队提供一站式专业转换服务,在约定时间内按客户需求将纸质文档转化为电子文档或结构化数据,同时可以将批量电子化信息对接到文档管理系统。作为一种服务,专业性和流水线操作大大降低数据转换的不确定性,节省了客户精力。

 

 

 

文档管理系统

红扳手搭建文档管理系统,提供多维度检索系统,将电子化信息自动记录管理和分类存档,支持全天候移动办公、方便工作和审计,经过验证自动引入新业务系统或触发工作流程、经过授权管理的文档获取,提升信息安全系数。

 

文档安全销毁

红扳手提供的智能办公服务包括从获得信息开始到销毁为止,一直为您的信息提供保护,降低数据泄露的风险。对于电子化信息,我们也提供办公设备存储介质的安全销毁或安全擦除服务。完成后将收到一份销毁证书作为记录。

 

提高效率

当数据变成可适应、可搜索、可理解的、便携的信息时,固态单元数据将变为流动信息资产,有效运行业务、提升生产力。

 

降低成本

将现有的海量纸质文档进行批量电子化并迁移到文档管理系统,将节省高昂的仓储成本、管理成本及运输成本。